電子契約を導入したときによくあるトラブル

電子契約を導入したときによくあるトラブル

ペーパーレス化やコスト削減などに役立つ電子契約ですが、場合によっては導入時にトラブルが発生する可能性があります。
電子契約の導入時に起こりがちなトラブルとしては、取引先の理解を得られない、社内のスタッフが業務フローの変更についていけない、契約の内容が電子契約に対応していなかったなどが挙げられます。
これまで書面で契約を行ってきた取引先と改めて電子形式の取引を行う際には、事前に説明が必要となるでしょう。
相手方によっては電子契約に対応していない、対応できといった可能性もありえます。
また、導入時には業務フローの変更が必須となります。
実際に現場で契約を行うスタッフが業務フローの変更についていけないと、混乱を招きかねません。
さらに、一部の契約には対応していないことも考慮しておきましょう。
定期借地契約や定期建物賃貸借契約、公正証書が必要な契約などは書面での契約のみとなり、電子形式は使用不可となっています。

電子署名やタイムスタンプによる電子契約のセキュリティ

書面契約の場合、契約書に押されている印鑑の印影や自筆のサインによって本人の証明を行います。
トラブルが発生した時には、署名やサインによって本人の契約であることを証明することになるでしょう。
実際の印鑑などを使用しない電子契約は、どのようにしてセキュリティを守っているのでしょうか。
電子契約では情報データである電子署名を使用します。
電子署名は印鑑やサインの変わりになるもので、本人が望む契約書類であることを証明可能です。
電子署名には公開鍵暗号方やハッシュ関数といった技術が採用されており、電子証明書と組み合わせることで本人の署名であることを担保します。
また、タイムスタンプやデータセンターの存在も電子契約のセキュリティにとって重要です。
タイムスタンプはいつどこでその電子契約が作成されたのか、作成日時などの証明を行ないます。
データセンターはこれらのデータをサーバー上に保管し、情報漏えいや改ざんが起こらないように監視しています。

著者:大滝幸

筆者プロフィール

愛知県名古屋市生まれ。
リモートワークに便利な、電子契約の仕組みや特徴について執筆しています。