意外と失敗が多い電子契約!失敗しないためのコツや基本を具体的に解説!

当サイトは意外と失敗が多いともいわれる電子契約の失敗しないためのコツや、基本を具体的に解説しています。
電子データでの契約でトラブルがないようにするためにも、大切なポイントとなるので知っておきたいところです。
電子データを用いた契約の導入には取引先への説明が不可欠となります。
メリットが理解されるよう、伝える必要があります。
また電子データでの契約を導入したときによくあるトラブルも説明しているので、参考になるはずです。

意外と失敗が多い電子契約!失敗しないためのコツや基本を具体的に解説!

電子契約には事務作業の効率化になるほか印紙税がいらないためコストの削減にもなるなどのメリットがある一方で、失敗のリスクが心配だという人もいるのではないでしょうか。
そのようなことを避ける電子契約のコツとして知っておきたいことには、紙の書面が必要な契約も存在しているということが挙げられます。
また相手があっての契約なので、取引先と協力しなくてはならないという注意点もあります。
さらに信頼できる業者を利用することも大切です。

まず最初に電子契約の仕組みを知ろう

電子契約の基本的な仕組みは、紙の契約書を用いた契約締結の流れを電子的に再現する形になります。
AとBの2人の契約当事者がいて、Aが電子契約書のファイル作成者だったとすると、まずAは作成した電子契約書ファイルに電子署名を付与し、Bにメール等で送信します。
Bはメールを受信したら、添付されている契約書と電子署名の内容を検証し、電子署名を行って返送します。
双方の署名が行われたので契約は成立となり、AとBの両者はサーバー等の自らが決めた場所に法令で定められた期間、文書を保存しておきます。
電子契約では、紙の文書と同等の法的効力を持たせるために電子証明書、タイムスタンプ、電子署名の3つの技術を用います。
文書作成者であるAは契約書ファイルのハッシュ値を計算して、秘密鍵を用いて暗号化し、認証局に申請して入手した電子証明書と結合して送信します。
このとき、Aは時刻認証局にハッシュ値にタイムスタンプをつけてもらうよう求めておきます。
文書を受信したBは認証局の公開鍵を入手して電子署名を復号し、判明したハッシュ値を契約書ファイルのものと比べます。
2つのハッシュ値が一致していれば、契約書がAによって作成されたことと、改竄が行われていないことの両方が証明されたことになります。

電子契約サービスはどうすれば利用できるの?

電子契約サービスを利用したいけれど、どのようにすれば良いのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
電子データに電子による署名をして契約をおこなう電子契約は、紙の契約書が不要です。
通常の紙の契約の押印や署名の代わりになるのが電子署名やタイムスタンプです。
電子証明書の使用は、書面による重要な契約をする際に印鑑証明書を添付するようなもので、電子証明書によって本人が契約に署名・捺印をしたということが証明されます。
ただし証明書を使用するには事前に登録を済ませておく必要があるので実際に利用する前には手続きが必要となります。
また証明書が発行されるまでには数週間かかることもあるため、余裕をもって発行しておくことも大切です。
多くの電子契約サービスは、ウェブから申し込みすることが出来るようになっているのが一般的です。
まずは自分に合った電子契約サービスを見つけることから始めてみることをおすすめします。

電子契約をスムーズに進めるためのコツ

電子契約システムを利用すると、煩雑な契約にまつわる様々な手間や時間を節約することが出来ますが、よりスムーズに利用するためのコツを知りたいと考えている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合にはテンプレート機能の備わっているサービスを利用すると良いかもしれません。
電子契約で使用される契約書を作成する際に、毎回初めからすべてを作成するのは時間や手間がかかって大きな負担となります。
そういったときに契約書を作成するためにかかる時間の短縮や、手間の軽減に効果的だと考えられるのが、用意されているテンプレートを利用することです。
電子契約システムでは、便利な契約書テンプレートが用意されていることも少なくありません。
これらを利用すると、よりスピーディに必要な契約書を作成することができるでしょう。
自分で作ったひな形を登録しておくことができる場合もあるので、電子契約がスムーズになり便利に活用することができるはずです。

電子契約の法的効力を確認しておこう

電子契約サービスを利用する前には、法律についても知っておきたいと考えている人は多いのではないでしょうか。
そのような法律の1つには「民法第522条」が挙げられます。
民法第522条は「契約の成立と方式」に関するもので、これによると契約の成立には「法令によって特別な定めがある場合を除けば、書面の作成その他の方式が十分に揃えていなくても良い」とされています。
法で定まっている場合は書面を用いて契約をしなくてはなりませんが、そうでない場合には書面で契約を交わさなくても良いということです。
電子契約が可能であるかどうかはその内容によって異なっています。
例えば必ず書面で契約をしなくてはならないとされている契約の一例には、宅地建物の売買や交換、賃貸契約に関するものがあります。
この他にも電子契約システムが利用できない内容の契約もあるので、電子契約システムの導入を検討する際には自社のケースが利用可能か個別に確認しておくべきです。

電子契約・署名サービスの普及率上昇の理由

企業や事業者に加えて自治体など多くの場面で、電子契約・署名サービスの普及率が近年上昇している理由として事務処理の効率化が挙げられます。
人件費の削減による、一人当たりの処理しなければならない業務・作業の増加が効率化を求める理由と言えるでしょう。
それに次いで多いのが、企業や事業者の現場におけるIT化の促進と在宅勤務・テレワークへの対応です。効率化と合わせると、導入理由のほとんどを占めるほどの割合となっています。
近代化およびIT化が進む世の中において、コロナ禍による在宅勤務・テレワークが大きく普及したのが上昇率を高めた要因と言えます。出社することなく契約業務、署名を行えるようにするのが不可欠となっては導入を拒否するのが困難となるでしょう。
一方でまだ導入を検討している企業・事業者の中では、ペーパーレスに伴う環境保全もその検討理由として述べられていました。
書類の保管・管理の簡易化も、その導入の目的となっています。業界全体における紙の書類やハンコ文化の脱却も、電子契約・署名サービスの普及の後押しの理由の1つです。

電子契約の導入手順と注意すべきポイントとは

電子契約を導入手順としてまず最初におこなうことは、現状の契約業務を把握することです。
運用方法や業務フローがどのようになっているのかを知っておかないと、後々サポートに追われる恐れがあるからです。
電子契約を導入する効果をしっかりと見極め、社内ルールを改定するために必ずおこないましょう。
次に導入するメンバーで電子契約についての理解を深めておくことも重要です。導入によって費用対効果があるのかどうかを見極めなければいけませんし、社内で定着させるためにも、深い理解が求められます。またどこまで導入するのか、その範囲を決めておくことも大切です。
最初からすべての文書を切り替えてしまうよりも、少しずつ導入範囲を広げる方がすんなりと定着させられるでしょう。社内ルールや業務フローをマニュアル化しておけば、サポート作業を軽減することができます。
社内だけでなく、取引先へのアナウンスも必要です。電子契約サービス導入に至る経緯やその目的、さらにはメリットなどを丁寧に説明しましょう。

電子契約システムを利用すれば収入印紙は必要がないのか

事務処理の効率化のために電子契約システムの導入を検討している人もいるのではないでしょうか。
契約に関する色々な事務作業を削減させ、効率を高めることができるのが電子契約の良いところです。
しかし書面ではなくデータでのやり取りとなると、収入印紙はどうなるのかということが疑問になるかも知れません。結論からお伝えすると、電子契約システムを用いれば収入印紙は不要となります。
通常、5万円以上の課税文書を作成する際には金額に応じた印紙税がかかります。一例を挙げると300万円以上500万円以下の場合には、1000円もの印紙税が必要となってしまうのが特徴です。
印紙代もバカにはならないといえるでしょう。その点書面でのやり取りが要らなくなる電子契約システムを用いれば、印紙代もかかることがありません。
とはいえ現在のところではどのような種類の契約にも使えるわけではない、という点には注意が必要です。必ず書面で取り交わさなければならない契約もあります。

電子契約の種類の1つである当事者型の特徴とは

紙の契約書を取り交わす際には、事務処理の時間やコストが無駄に思われる人もいるでしょう。
そのような場合に導入すると役立つ可能性があるのが電子契約システムです。しかし電子契約には「当事者型」と呼ばれるものと、「立会人型」と呼ばれる異なった特徴を持っている2つのタイプがあります。
「当事者型」は電子証明書を使って当事者が電子署名をするのが特徴です。電子証明書が発行されるためには本人確認が必要となります。
電子認証局という、契約を取り交わす当事者たち以外の機関が本人確認をしてからではなくては、電子署名が出来ませんので信頼感があります。とはいえ電子証明書を取得するための時間や手間がかかってしまうのは難点です。
もう1つのタイプである「立会人型」は、こういった電子証明書は使いません。そのため証明書の取得にかかる手間や時間は節約できます。
そうはいっても、やはり第三者による本人確認がないのは不安なところといえます。

電子契約が認められていない契約もあるので注意

契約に関する事務作業の効率を今よりもアップさせ、さらにコストの削減をしたいと考えている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合には電子契約システムを導入することで、事務処理の効率化やコスト削減を実現出来る可能性があるのでおすすめです。
電子契約システムを用いれば書面ではなく、データで契約のやり取りをすることができるようになります。
書面の作成にかかる費用の削減や時間短縮につながるのがメリットです。
しかしその反面、電子契約が認められていないものもあることは知っておきたいところです。
現在のところ、どのような契約も電子データで行えるというわけではありません。例えば訪問販売や電話を用いた勧誘販売は、電子契約ではなく書面で契約を取り交わす必要があります。
また賃貸物件や借地の場合も、紙の契約書を使う必要があります。ほかにもエステや習い事など、長期間に渡って提供するサービスの契約も書面で行わなくてはなりません。

著者:大滝幸

筆者プロフィール

愛知県名古屋市生まれ。
リモートワークに便利な、電子契約の仕組みや特徴について執筆しています。
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