意外と失敗が多い電子契約!失敗しないためのコツや基本を具体的に解説!

当サイトは意外と失敗が多いともいわれる電子契約の失敗しないためのコツや、基本を具体的に解説しています。
電子データでの契約でトラブルがないようにするためにも、大切なポイントとなるので知っておきたいところです。
電子データを用いた契約の導入には取引先への説明が不可欠となります。
メリットが理解されるよう、伝える必要があります。
また電子データでの契約を導入したときによくあるトラブルも説明しているので、参考になるはずです。

意外と失敗が多い電子契約!失敗しないためのコツや基本を具体的に解説!

電子契約には事務作業の効率化になるほか印紙税がいらないためコストの削減にもなるなどのメリットがある一方で、失敗のリスクが心配だという人もいるのではないでしょうか。
そのようなことを避ける電子契約のコツとして知っておきたいことには、紙の書面が必要な契約も存在しているということが挙げられます。
また相手があっての契約なので、取引先と協力しなくてはならないという注意点もあります。
さらに信頼できる業者を利用することも大切です。

まず最初に電子契約の仕組みを知ろう

電子契約の基本的な仕組みは、紙の契約書を用いた契約締結の流れを電子的に再現する形になります。
AとBの2人の契約当事者がいて、Aが電子契約書のファイル作成者だったとすると、まずAは作成した電子契約書ファイルに電子署名を付与し、Bにメール等で送信します。
Bはメールを受信したら、添付されている契約書と電子署名の内容を検証し、電子署名を行って返送します。
双方の署名が行われたので契約は成立となり、AとBの両者はサーバー等の自らが決めた場所に法令で定められた期間、文書を保存しておきます。
電子契約では、紙の文書と同等の法的効力を持たせるために電子証明書、タイムスタンプ、電子署名の3つの技術を用います。
文書作成者であるAは契約書ファイルのハッシュ値を計算して、秘密鍵を用いて暗号化し、認証局に申請して入手した電子証明書と結合して送信します。
このとき、Aは時刻認証局にハッシュ値にタイムスタンプをつけてもらうよう求めておきます。
文書を受信したBは認証局の公開鍵を入手して電子署名を復号し、判明したハッシュ値を契約書ファイルのものと比べます。
2つのハッシュ値が一致していれば、契約書がAによって作成されたことと、改竄が行われていないことの両方が証明されたことになります。

電子契約サービスはどうすれば利用できるの?

電子契約サービスを利用したいけれど、どのようにすれば良いのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
電子データに電子による署名をして契約をおこなう電子契約は、紙の契約書が不要です。
通常の紙の契約の押印や署名の代わりになるのが電子署名やタイムスタンプです。
電子証明書の使用は、書面による重要な契約をする際に印鑑証明書を添付するようなもので、電子証明書によって本人が契約に署名・捺印をしたということが証明されます。
ただし証明書を使用するには事前に登録を済ませておく必要があるので実際に利用する前には手続きが必要となります。
また証明書が発行されるまでには数週間かかることもあるため、余裕をもって発行しておくことも大切です。
多くの電子契約サービスは、ウェブから申し込みすることが出来るようになっているのが一般的です。
まずは自分に合った電子契約サービスを見つけることから始めてみることをおすすめします。

電子契約をスムーズに進めるためのコツ

電子契約システムを利用すると、煩雑な契約にまつわる様々な手間や時間を節約することが出来ますが、よりスムーズに利用するためのコツを知りたいと考えている人もいるのではないでしょうか。
そのような場合にはテンプレート機能の備わっているサービスを利用すると良いかもしれません。
電子契約で使用される契約書を作成する際に、毎回初めからすべてを作成するのは時間や手間がかかって大きな負担となります。
そういったときに契約書を作成するためにかかる時間の短縮や、手間の軽減に効果的だと考えられるのが、用意されているテンプレートを利用することです。
電子契約システムでは、便利な契約書テンプレートが用意されていることも少なくありません。
これらを利用すると、よりスピーディに必要な契約書を作成することができるでしょう。
自分で作ったひな形を登録しておくことができる場合もあるので、電子契約がスムーズになり便利に活用することができるはずです。

電子契約の法的効力を確認しておこう

電子契約サービスを利用する前には、法律についても知っておきたいと考えている人は多いのではないでしょうか。
そのような法律の1つには「民法第522条」が挙げられます。
民法第522条は「契約の成立と方式」に関するもので、これによると契約の成立には「法令によって特別な定めがある場合を除けば、書面の作成その他の方式が十分に揃えていなくても良い」とされています。
法で定まっている場合は書面を用いて契約をしなくてはなりませんが、そうでない場合には書面で契約を交わさなくても良いということです。
電子契約が可能であるかどうかはその内容によって異なっています。
例えば必ず書面で契約をしなくてはならないとされている契約の一例には、宅地建物の売買や交換、賃貸契約に関するものがあります。
この他にも電子契約システムが利用できない内容の契約もあるので、電子契約システムの導入を検討する際には自社のケースが利用可能か個別に確認しておくべきです。

著者:大滝幸

筆者プロフィール

愛知県名古屋市生まれ。
リモートワークに便利な、電子契約の仕組みや特徴について執筆しています。
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